Pour de nombreuses entreprises, la gestion des factures fournisseurs reste un processus chronophage et coûteux. La dématérialisation des factures, en pleine expansion grâce à la réforme de la facturation électronique, promet une optimisation notable des processus. Les avantages sont multiples, allant de la réduction des coûts à l’amélioration de la traçabilité en passant par le renforcement de la sécurité.
Plan de l'article
Optimisation du processus de facturation
Réduction des délais de traitement
La dématérialisation permet de réduire considérablement les délais de traitement des factures. En automatisant les étapes de capture, vérification et imputation, les entreprises accélèrent leur cycle de facturation. Cela a un impact direct sur la trésorerie, car les délais de paiement sont réduits, améliorant ainsi le cash-flow.
Augmentation de la productivité des équipes
La dématérialisation des factures libère les équipes des tâches répétitives et fastidieuses. L’automatisation et l’intégration de ces processus dans les systèmes existants, tels que les ERP, permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cegid, par exemple, offre des solutions cloud qui augmentent la productivité tout en améliorant l’expérience utilisateur.
Amélioration de la gestion des documents
Réduction des erreurs manuelles
Les erreurs manuelles sont fréquentes dans le traitement des factures papier. La solution de dematerialisation de factures fournisseurs intègre l’intelligence artificielle pour vérifier automatiquement les données, réduisant ainsi les erreurs humaines. L’intégration avec les systèmes existants assure une synchronisation fluide des données.
Accès facilité aux données des factures
Avec une solution de gestion centralisée, les entreprises bénéficient d’un accès rapide et sécurisé à leurs documents. Les données sont disponibles en temps réel, permettant une meilleure prise de décision et un suivi efficace des transactions.
Conformité et sécurité des données
Protection contre la perte de documents papier
La transformation numérique protège les documents contre les pertes ou dommages physiques. Les mesures de sécurité intégrées, telles que la signature électronique et les sauvegardes régulières, assurent la confidentialité et l’intégrité des données. Esker, par exemple, propose des solutions conformes aux exigences légales pour garantir la sécurité des transactions.
Audit et traçabilité des transactions
La dématérialisation des factures offre une piste d’audit fiable et détaillée. Chaque étape du processus est tracée, facilitant ainsi les contrôles internes et les audits externes. Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) garantissent la fiabilité et la conformité des processus de facturation.
Avantages environnementaux et économiques
Réduction de l’utilisation du papier
En diminuant la dépendance au papier, la dématérialisation contribue à la préservation de l’environnement. Cela améliore également l’image de marque des entreprises, qui sont perçues comme responsables et innovantes.
Économies financières à long terme
Les économies réalisées grâce à la dématérialisation des factures sont substantielles. Une facture électronique coûte en moyenne beaucoup moins qu’une facture papier. Selon la taille de l’entreprise, les économies peuvent représenter jusqu’à 75 % des coûts de traitement. Une bonne préparation et une adaptation aux systèmes existants permettent de maximiser ces bénéfices.
