Cabinet d’avocats : pourquoi utiliser un secrétariat téléphonique ?
La gestion d’un cabinet d’avocats peut s’avérer très compliquée, surtout s’il a bonne réputation. Entre le suivi des dossiers clients et la préparation des procès, vous pouvez être très vite débordé. Dans ces conditions, l’option d’un secrétariat téléphonique vous sera d’une grande utilité. Il vous permettra de vous décharger et de vous concentrer sur les tâches bien plus importantes que nécessite un cabinet d’avocats.
Les avocats doivent se concentrer sur leurs clients
Avec le temps et la pratique, la mission de l’avocat a considérablement évolué. Désormais, au-delà du simple conseil, les clients ayant recours aux cabinets d’avocats recherchent un professionnel de proximité, à l’écoute et avec lequel ils tissent une relation particulière. Ces derniers ont des attentes et des exigences plus grandes. Pour les cabinets d’avocats, il s’agit de s’adapter pour maintenir leur clientèle et faire face à la concurrence.
Dans un tel contexte, sa priorité est de capitaliser sur la relation client, tout en privilégiant son cœur de métier. Pour un cabinet d’avocats, opter pour un secrétariat téléphonique externalisé se présente de plus en plus comme une évidence. Ce service a pour mission de gérer les tâches administratives associées au fonctionnement du cabinet. Ainsi, en tant qu’avocat, vous pourrez avoir davantage de disponibilité pour vous concentrer sur vos clients et sur le droit.
Cabinet d’avocats : l’utilité d’un secrétariat externalisé
L’intérêt d’externaliser votre secrétariat juridique peut s’apprécier aussi sous un autre angle. Factuellement, le secrétariat externalisé cumule deux missions. Étant un secrétariat téléphonique, il se charge de réceptionner tous vos appels professionnels. Des demandes de renseignements de futurs clients aux prises de rendez-vous, ce service extérieur au cabinet s’occupe de tout.
À la réception des appels, les clients parlent à des assistantes formées au jargon juridique et à même de leur répondre efficacement. S’agissant des prises de rendez-vous, selon la matière juridique concernée, le secrétariat téléphonique recueille toutes les informations nécessaires. Il demande aussi certaines pièces dans l’optique de préparer au mieux vos rendez-vous.
Des appels de vos confrères à ceux des institutions judiciaires et des clients, le télésecrétariat juridique centralise et gère tout avec diligence. En cas d’urgence, vous êtes immédiatement contacté pour donner les instructions. Le secrétariat externalisé s’assure du suivi de vos rendez-vous et des horaires auxquels ils sont prévus. En somme, vos assistantes téléphoniques tiennent et gèrent votre agenda à distance, afin que tous vos rendez-vous soient honorés.
Un secrétariat téléphonique pour vous aider à préparer les rendez-vous clients
La réception des clients en cabinet reste un pan important du fonctionnement des cabinets d’avocats. Ces rendez-vous doivent être convenablement préparés. Mais lorsque vous croulez sous le poids des dossiers et des audiences au tribunal, difficile de bien gérer votre agenda. C’est en cela qu’une fois encore, la disponibilité d’une permanence téléphonique prend tout son sens. En contact avec vous, vos assistantes vous aident à préparer vos rendez-vous.
Sur la base des informations collectées au cours des échanges téléphoniques avec les clients, elles vous mettent au fait des informations concernant vos rendez-vous. S’il s’agit d’un dossier en cours, toutes les informations relatives vous sont transmises en temps opportun, afin que vous soyez à jour avant l’arrivée du client. Les dernières informations émanant des institutions juridiques pour chaque dossier vous sont aussi transmises.
En prenant en charge ces préalables, le secrétariat externalisé vous permet de prendre le temps d’analyser chaque dossier client avant le rendez-vous. Ainsi, à son arrivée, vous ne perdez plus de temps et allez à l’essentiel. Vous resterez concentré sur l’aspect juridique de chaque dossier auquel vous serez confronté. Cette même démarche s’applique pour un premier rendez-vous avec un nouveau client.
Un service externalisé : des économies pour votre cabinet
En optant pour un service de secrétariat externalisé, votre cabinet d’avocats réalise des économies. En effet, externaliser votre secrétariat vous évite de devoir recruter du personnel en interne. Vous vous évitez ainsi un poste de dépense supplémentaire. Sur une année, ce sont des milliers d’euros de charges sociales et de salaires en moins. Mieux, vous avez la possibilité de consacrer cette économie au recrutement d’un collaborateur supplémentaire, et ainsi apporter une plus-value à votre cabinet.
Un secrétariat externe vous confère également plus d’espace au sein de votre cabinet. Vous pouvez consacrer cet espace à la salle d’attente de votre cabinet, ou le dédier à une fin plus utile. Il peut aussi servir de bureau dans la perspective d’un prochain recrutement. Ce temps d’inoccupation est aussi synonyme d’économies sur vos factures d’électricité.
